Cloud computing: las corredurías suben poco a poco a la nube

Cloud computing (informática en la nube) es un término que lleva entre nosotros un par de años. Pero ¿qué opinan las corredurías sobre él?, ¿lo están adoptando? Pues dependiendo de la empresa de software que utilicen, se muestran más proclives o menos en estar en la nube. Mientras que en Soft QS solo el 2% de sus clientes la emplean, en MPM indican que mas de la mitad de las corredurías que trabajan con ellos utiliza algún servicio en la nube. Ambos están de acuerdo en que es una buena solución para los que desarrollan su actividad fuera de la oficina.

PUBLICADO EN LA REVISTA PYMESEGUROS Nº 15

El ‘cloud computing’ (informática en la nube u online) hace más accesible la informática a las pymes para permitirlas competir al mismo nivel tecnológico que las grandes organizaciones. En la nube se gana en flexibilidad porque se puede aumentar el servicio en cualquier momento sin tener que adquirir nuevas herramientas, con un menor coste en infraestructuras y licencias. La consultora IDC, en su estudio ‘Cuando las empresas se rinden al Cloud’ afirma que “las empresas comienzan a adoptar cloud (nube) seducidas tanto por la posibilidad de realizar un uso más eficiente de los recursos TI (tecnología de la información o informática), como para ganar agilidad reduciendo el tiempo de implantación de nuevos servicios”. Según un estudio de Cerb, en España, 55.000 pymes implantarán el cloud computing a medio plazo. Y asegura que este tipo de herramienta permitirá acumular un ahorro de costes de 22.000 millones de euros hasta 2015. Para saber qué está ocurriendo entre las corredurías de seguros, PymeSeguros ha contactado con dos empresas proveedoras de informática del sector (MPM y Soft QS). Y es curioso descubrir que existe una diferencia sustancial del uso de la nube si se trabaja con una u otra empresa de software. Tomás Molina, product manager de MPM Software, afirma que “actualmente, más de la mitad de nuestros clientes están consumiendo algún tipo de servicio en la nube. Además, la  previsión de utilización evoluciona claramente al alza porque las compañías cada vez liberan más servicios de gestión que podemos aprovechar en las plataformas de servicio del corredor, y porque las necesidades de las corredurías y sus nuevas estrategias de servicio y de negocio nos están derivando a estos aplicativos”. Sin embargo, Antonio García, director de Soft QS, indica que son “muy pocos, no llega a un 2% el porcentaje de nuestros clientes que optan por estar en la nube. Hace varios años que ofrecemos la solución, pero la mayoría de los corredores, ni la utilizan, ni se interesan por ella. Es más la necesidad que intentamos imponer los distribuidores, que la que los mediadores tienen. Lógicamente, todos tenemos casos de corredurías para las que el sistema es completamente necesario y eficaz, pero muy pocas”.

Soluciones de autoservicio

Tener determinadas soluciones en la nube puede facilitar la competitividad de una empresa, aunque no es garantía de éxito. Molina explica que “existen diferencias competitivas remarcables en cuanto a capacidad de servicio, atención al cliente, captación de nuevo negocio y optimización de las inversiones en recursos humanos. Hay corredurías que ya han cambiado su estrategia, han delegado parte de estas funciones (peticiones de información, preparación de material específico para clientes y auxiliares, duplicación de trabajos de entrada de datos...) al propio sistema para que sus empleados se dediquen a tareas de fidelización y atención personalizada de más alto valor y que les ayuda a diferenciarse del mercado. Las que adoptan sistemas en la nube captan clientes y extienden redes de auxiliares dotándoles de soluciones de autogestión completas sin importar la procedencia y la distancia geográfica, mientras que los que no adoptan este sistema estarán limitados al ámbito de acción geográfica que les permita su presupuesto de marketing y su sistema de distribución tradicional”. García está de acuerdo en que la solución cloud computing es para aquellos que “desarrollan su actividad fuera de la oficina. Pero si la empresa basa toda la gestión en estar en la oficina con esporádicas salidas, esta solución puede convertirla incluso en menos competitiva, dependiendo del proveedor de la nube y del software que necesiten. La verdad es que si se digitaliza gran cantidad de documentación, puede ser más rápida una solución local, que una en la nube”. En cuanto a la reducción de gastos en una correduría con servicio en la nube, depende de varios factores, continúa diciendo el director de Soft QS: “de los requerimientos de hardware  para el software (hay aplicaciones con necesidad de grandes servidores y otros solo precisan uno pequeño); el tiempo de renovación de los equipos de la empresa (hay empresas con PC de más de 5 años, funcionando perfectamente); y la experiencia informática de los trabajadores de la empresa, para no depender al 100% de externos”.

Seguridad en los dispositivos móviles

Los avances en dispositivos móviles y la omnipresencia de Internet, se han convertido

en la mayor amenaza para la seguridad de las compañías. Pero eso “depende de los sistemas de seguridad que ponga el proveedor. Casi todos los sistemas son vulnerables, y los posibles ‘ataques’ suelen venir de personas próximas que tendrían acceso también si el servidor estuviera en las oficinas”, explica Antonio García, director de Soft QS. Para Tomás Molina, product manager de MPM Software, “la seguridad depende de varios factores: el canal de comunicación, el tipo de dispositivo y el diseño de las aplicaciones que intercambian datos. Si hablamos exclusivamente a nivel de diseño de aplicación de la correduría, deben tomarse diferentes medidas y precauciones para dotarles de mayor seguridad por si el resto de niveles fracasaran.  Por ejemplo, si la aplicación que utilizamos trabaja con certificados digitales y se añade una encriptación adicional a la información que viaja, evitaremos posibles incidencias”.

Servicios actuales en la nube

En la actualidad, ya hay varias modalidades de servicios para corredores en la nube. Molina dice que “para una empresa de pocos usuarios, sin infraestructura técnica, sin una estrategia de explotación específica de la herramienta y con presupuesto de mantenimiento ajustado, es más idóneo adquirir una licencia en modalidad de alquiler o ASP y dejar que los proveedores especialistas nos ocupemos de esta labor técnica. En cambio, para una correduría de tamaño medio o grande, que precisa de adaptaciones particulares y especiales, con un plan de explotación y exposición a sus colaboradores y clientes, lo más adecuado sería hospedar en la nube las aplicaciones más ligeras (acceso web para clientes y colaboradores) y las aplicaciones auxiliares de soporte (agenda, correo electrónico…) y mantener en un entorno altamente accesible y controlado la parte del ERP especialista y la bbdd  (no tanto por temas de seguridad, sino por la necesidad de ejecución de procesos y procedimientos con altas necesidades de rendimiento del sistema)”. En estos momentos, -continúa Tomás Molina- “los corredores que tienen nuestras soluciones ofrecen a sus clientes: tarificación y contratación de productos masa mediante entornos especialmente adaptados, la gestión cotizaciones y proyectos técnicos,  servicios de oficina virtual para la consulta y gestión de sus seguros, altas de parte de accidentes, información sobre facturación, acceso al catálogo documental de seguros del cliente,  solicitud de duplicados, solicitud de suplementos, servicios de valor añadido… Para su red de  auxiliares, están disponibles el entorno de autogestión y eCRM. Los auxiliares se pueden conectar para gestionar su cartera, realizar el seguimiento de oportunidades de venta y clientes, realizar gestiones sobre los seguros y clientes, acceder al catálogo de productos, solicitar tarifas y contratar suplementos…”. Antonio García indica que “prácticamente todos los servicios están en la nube, desde actualizaciones del servidor, hasta copias de seguridad (hosting de páginas web, alquiler de servidores para nuestra aplicación, alquiler de aplicaciones para tarificación, alquiler de aplicaciones para conectividad con compañías, revisión de bases de datos y de su integridad, servicios obligatorios de LOPD y sustitución en caso de avería y actualización de nuestro software que pida el cliente). Los mediadores que la utilizan, solo tienen que preocuparse de tener ordenadores con conexión a Internet y trabajar. Todo lo demás se lo da el proveedor. Creo que es el futuro, pero el sector de la mediación avanza muy despacio. A corto y medio plazo no creo que este sistema lo usen más de un 5 ó 10% de los mediadores, quizá por un tema de costes”.

El precio del cloud computing

Según explica García, “una correduría con tres puestos, que elige una solución local, tendría el siguiente gasto: 1 servidor (ordenador normal con unas buenas fuentes de alimentación), sobre 800 euros; la instalación del servidor, 200 euros; el mantenimiento del servidor, 120 euros al año; y 3 portátiles u ordenadores normales 1.500 euros. En total 3.100 euros para cinco años. Mientras que en la solución en la nube (al ser privada), los presupuestos suelen ser más caros: cuota mensual mínima de 100 euros; y 3 portátiles, 1.500 euros, suman 7.500 euros en cinco años. Desde luego el mediador estará mucho más tranquilo con esta opción, pero la tranquilidad hay que pagarla”. Aunque lo habitual en el cloud computing es que se pague según el uso que se realice, el director de Soft QS dice que “lo normal es que una correduría tenga un número estable de empleados, y todos usen la herramienta diariamente. Por eso, al final, hay que pagar una cuota mensual, que dependiendo de los servicios y usuarios contratados, empieza en 100 euros y puede subir bastante más”. Por eso, continúa, “nosotros solo recomendamos la nube a los mediadores que necesitan: movilidad de varias personas, varias delegaciones, soluciones tipo e-cliente, comerciales en la calle con acceso a datos, servicio de acceso a datos de sus auxiliares y cuando el mediador se quiere despreocupar de todo el sistema informático. Pero cuando se habla de movilidad, se nos olvida explicar a los clientes, que sin tener que pagar nada (quizás 30 euros de configurar el router), activando el ‘escritorio remoto’ de Windows, puede conectar una persona con su ordenador de la oficina, con toda la información y software que tenga este ordenador, independientemente del lugar en el que se encuentre. ¿Por qué los proveedores nos empeñamos en que nuestros clientes vengan a la nube? Porque tenemos otra fuente de ingresos, a cambio de ofrecer más servicios. Hay que recomendar a nuestros clientes la solución que necesitan, no la que nos dé más beneficios”. Por su parte, el product manager de MPM Software, dice que “tenemos varios tipos de tarifa que pueden combinarse en función de la solución escogida por el corredor. El primer tipo corresponde a licencia por alquiler, y funciona por cuotas mensuales o anuales y se aplica a los productos ASP, que son aquellos que hospedamos nosotros directamente y en los que ofrecemos todo el servicio e infraestructura técnica. El segundo es mediante un pago de licencia y suele aplicarse a las plataformas en las que la correduría desea hacer importantes personalizaciones y particularizaciones y se le facilita una solución a medida. También tenemos casos de tarifa mixta, en las que existen soluciones hechas a medida y hospedadas con el corredor que están integradas con otras que hospedamos nosotros”.

Un tratamiento de datos seguro

Entre los peligros que puede ocasionar a las empresas ceder sus datos a terceros está la de saber qué pasará con ellos si se decide cambiar de servidor. Ambas compañías, MPM Software y Soft QS, aseguran facilitar el traspaso de datos. Tomás Molina dice que “la información se mantiene disponible para el cliente por un espacio de tiempo hasta que éste nos autoriza a eliminarla de la base de datos. En un hipotético caso de cambio de proveedor, al igual que pasaría en un entorno de servidor hospedado en su correduría, facilitaríamos al corredor la información de su negocio para el proceso de migración de los datos a la estructura de otro aplicativo”. Antonio García dice que “Soft QS siempre proporciona al mediador una herramienta de exportación de datos, a fichero plano o Excel. De hecho, en distintos foros hemos pedido que esta herramienta sea obligatoria legalmente. Este último año, uno de nuestros clientes ha sufrido una extorsión por parte de su proveedor y el traspaso de datos a un formato legible le ha costado muchos miles de euros”. En el caso de que se produzca el impago por parte de la correduría, “en MPM dejamos pasar unos días, el entorno quedaría inactivo e inaccesible, y se iniciaría un periodo de hibernación de la plataforma para dar la oportunidad a la correduría de poder reactivar de nuevo el servicio. Nos pondríamos en contacto con el cliente para recuperar la situación. Si finalmente confirma la rescisión del contrato se le comunicaría y se eliminaría de forma permanente”. En el caso de Soft QS, “le planteamos opciones para poder pagar y si el servicio nube no le interesa, le bajamos toda su información a un servidor local”. Otro tema importante a tener en cuenta es sobre el lugar de alojamiento del servidor, porque las leyes de esa nación serán las que se empleen para las bases de datos que estén en la nube. En este sentido, tanto MPM como Soft QS, tienen su datacenter en España, uno de los países donde hay una legislación mas dura en cuanto a protección de datos.

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¿Qué es “estar en la nube”?

Estar en la nube o cloud computing consiste en que las aplicaciones software y los equipos hardware con capacidad de proceso y almacenaje de datos no están en los equipos del usuario, sino en un Datacenter. Para acceder a esas aplicaciones, el usuario utiliza Internet. Aunque el término cloud computing es relativamente nuevo, ya llevamos algunos años utilizándolo para consultar nuestras cuentas gratuitas de correo y también para compartir fotografías, ver vídeos o conectarnos a Facebook, Youtube, Twitter…

Tipos de nube

Si los servicios y los datos se encuentran en el datacenter del proveedor y éste asume su mantenimiento, se trata de una nube pública. Si lo servicios y los datos se encuentran en las infraestructuras del cliente, hablamos de una nube privada. Precisamente, este tipo es el que se utiliza tanto en MPM como en Soft QS para las corredurías. Si se opta por una mezcla de las dos anteriores, es una nube híbrida.

¿Qué ventajas e inconvenientes tiene para un corredor estar en la nube?

Ventajas:

• Permite acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a los sistemas de información de la correduría, porque están guardados en servidores online.
• Se proporciona una enorme capacidad de autoservicio que elimina barreras de horarios de atención al cliente y a los auxiliares.
• Se optimizan los procesos de gestión y consulta.
• Se incrementa la percepción de servicio a clientes y auxiliares y se los fideliza.
• Se simplifica el hardware de la oficina.

Inconvenientes:

• Dependencia de los servicios en línea.
• Se necesita un cambio de mentalidad de los corredores, para sacar toda la información de su correduría fuera de las oficinas, al ‘alcance teórico’ de un hacker.